[PEDIEN] 서울 강남구가 7월 정기분 재산세 업무에 직원이 직접 개발한 ‘인쇄문서 자동 이메일 발송 시스템’을 본격 적용하며 행정 효율성을 한 단계 끌어올렸다. 이 시스템은 고지서와 과세내역서 재발송 절차를 기존 4단계에서 ‘인쇄’ 명령 한 번으로 대폭 간소화했다.
매년 7월 재산세 납부 기간이 다가오면 고지서를 분실했거나 과세 내용을 재확인하려는 주민들의 재발송 요청이 쇄도한다. 기존에는 담당 직원이 민원인이 요청한 문서를 이메일로 보내기 위해 PDF 변환, 파일 저장, 이메일 첨부, 발송이라는 네 단계를 거쳐야 했다. 납부 안내문까지 별도로 찾아 첨부하는 반복적인 업무 부담은 상당했다.
새롭게 도입된 시스템은 컴퓨터에 설치된 가상 프린터 드라이버를 활용한다. 담당자가 세무 프로그램이나 일반 문서에서 ‘Email Printer’를 선택해 인쇄를 실행하면, 종이 출력이 아닌 PDF 파일로 자동 변환된다. 이 변환된 문서는 전용 발송 프로그램에 즉시 표시되며, 담당자가 수신자와 내용을 확인한 후 발송 버튼을 누르면 이메일이 전송된다.
특히 이 시스템은 내부 행정망 환경에 최적화되어 내부 프록시 서버를 거쳐 서울시 통합메일 시스템으로 문서를 전달한다. 외부 프로그램 의존도를 낮추고 운영체제의 기본 기능을 활용하여 망분리된 업무 환경에서도 원활하게 작동하도록 설계되었다.
가상 프린터 드라이버와 담당자용 발송 프로그램은 강남구 직원들이 실제 세무 업무 과정을 면밀히 분석하여 직접 개발한 결과물이다. 기존 업무 시스템을 크게 변경하지 않고, 직원들에게 익숙한 ‘인쇄’ 기능을 자동 발송 과정과 매끄럽게 연결함으로써 별도의 프로그램 학습 없이도 현장에 즉시 적용 가능했다.
재산세 고지서 재발송 시에는 납부 기간과 방법이 담긴 안내문이 자동으로 첨부된다. 이를 통해 납세자는 고지서와 납부 정보를 한 번에 받아볼 수 있어, 납부 방법 문의나 안내자료 재요청의 번거로움을 덜게 되었다.
강남구는 실제 업무 환경에서의 철저한 점검을 통해 시스템 안정성을 확보했으며, 향후 과세내역서 및 각종 안내문 등 반복적인 문서 발송이 많은 다른 세무 업무 영역으로도 이 시스템의 적용 범위를 확대할 계획이다.
김현기 강남구청장은 “이번 시스템은 현장 업무를 가장 잘 이해하는 직원이 직접 업무 불편을 개선한 모범 사례”라며, “반복적인 행정 업무는 줄이고 재산세 관련 정보는 더욱 빠르고 정확하게 제공함으로써 행정 효율성과 구민 편의를 동시에 높일 수 있을 것”이라고 밝혔다.
저작권자 © PEDIEN 무단전재 및 재배포 금지
